Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen Lastensuojelujärjestöt ry (1895404-8)
Perhetalo Heideken, Sepänkatu 3, 20700 Turku
+358 44 5355 132
toimisto@vslj.fi

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Heidi Tuimala
Perhetalo Heideken, Sepänkatu 3, 20700 Turku
+358 44 5355 134
heidi.tuimala@vslj.fi

1. Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Ilman erillistä suostumusta asiakasrekisterin henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Tällöin asiakkuus perustuu oikeutetun edun mukaisesti rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen asiakassuhteeseen. Oikeutettuun etuun liittyvästä henkilötietojen käsittelystä on tehty rekisterinpitäjän ja rekisteröitävän etuja ja oikeuksia punnitseva tasapainotesti.

Kun sen sijaan asiakasrekisterin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, on rekisteröitävä antanut vapaaehtoisen, yksilöidyn, tietoisen ja yksiselitteisen tahdonilmaisun ja tämä suostumus pystytään osoittamaan. Alle 13-vuotiaan lapsen henkilötietoja käsitellään vain silloin, kun huoltaja on asiakkuudesta tietoinen.

Henkilötietoja käsitellään lain sallimissa ja velvoittavissa rajoissa asiakastyön hoitamiseen sekä tilastointiin. Tilastoitaessa tietoja käsitellään aina siten, ettei yksittäinen asiakas ole tunnistettavissa.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, kotipaikka, ikä ja sukupuoli
rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoitetiedot
perhetiedot ja yhteydet muihin perheen asiakkaisiin
yhteyshenkilöt asiakkuuden kannalta keskeisiin palveluihin
mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

Asiakas voi olla yhteydessä puhelimitse tai chatin kautta, jolloin merkityksellistä asiakassuhdetta ei välttämättä synny ja työskentely tilastoidaan anonyymina. Muutoinkaan kaikkia edellä mainittuja tietoja ei kerätä jokaisen asiakkaan osalta. Esimerkiksi yhteystietoja asiakkuuden kannalta keskeisiin palveluihin käsitellään vain silloin, kun tosiasiallista yhteistyötä tehdään vaikkapa koulun, sosiaalitoimen, kasvatus- ja perheneuvonnan taikka psykiatrian kanssa.

Asiakasrekisteriin ei kerätä tietoja erityisistä henkilötietoryhmistä eli etnisestä alkuperästä, poliittisesta mielipiteestä, uskonnollisesta tai filosofisesta vakaumuksesta, ammattiliiton jäsenyydestä, seksuaalisesta käyttäytymisestä tai suuntautumisesta taikka geneettisestä tai biometrisesta informaatiosta, josta henkilön voi tunnistaa. Mahdollisia asiakkuuden hoitamiseen vaikuttavia oleellisia terveystietoja käsitellään vain osoitettavissa olevalla rekisteröitävän suostumuksella.

Tietolähteet

Tiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään. Lisäksi yhteystietoja saadaan ammattilaisten yhteydenottojen ja asiakasohjauksen perusteella. Ammattilaisilta saadut tiedot tarkistetaan rekisteröidyiltä itseltään.

Tietojen säilytys ja luovutus

Asiakastiedot tallennetaan Varsinais-Suomen Lastensuojelujärjestöt ry:n keskitettyyn sähköiseen asiakasrekisteriin. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt asiakastyötä tekevät henkilöt ja heidän lähiesihenkilöinään toimivat järjestelmän pääkäyttäjät. Saadut suostumukset säilytetään lukitussa kaapissa asiakkuuden keston ja tilastointivelvollisuuden ajan. Lisäksi asiakkuuden ajaksi puhelinnumero voidaan tallentaa työpuhelimeen ja yksittäinen tunniste sähköisen kalenterimerkinnän oheen, mutta näihin lisätietoihin on pääsy ainoastaan asiakastyötä tekevillä henkilöillä, heidän lähiesihenkilöillänsä sekä järjestelmän pääkäyttäjällä. Tietoja ei luovuteta missään tilanteessa EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän palveluntarjoajan kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen edellyttämä kirjallinen sopimus. Asiakastietojärjestelmä on toteutettu pilvipalveluna, jota käytetään selaimella Internetin välityksellä. Järjestelmän käyttö vaatii vahvasti salatun (TLS) yhteyden, joka on mahdollista muodostaa ainoastaan rajoitetusta IP-osoitteistosta, VPN-yhteyden välityksellä tai varmenteella allekirjoitettuna. Asiakastietojärjestelmällä on voimassa oleva vaatimustenmukaisuustodistus ”Tietoturvavaatimukset A-luokkaan kuuluville järjestelmille ja järjestelmien käyttöympäristöille”.

Kaikilla tietojen käsittelyyn osallistuvilla työntekijöillä on salassapitovelvollisuus. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Toimitilat ovat lukitut siten, että vain työntekijöillä on kulku tiloihin. Lisäksi tiloissa on turva- ja hälytysvalvonta.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Henkilötietoja säilytetään asiakkuuden keston ja tilastointivelvollisuuden ajan enintään 1,5 vuotta asiakkuuden päättymisestä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on oikeus tulla poistetuksi rekisteristä, mikäli asiakassuhdetta tai tilastointivelvollisuutta ei enää ole. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Kundregister på svenska

Customer register in English

2. Rekisterin nimi

Viestintä- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena tarkoituksena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu huolehtia jäsenpalveluista sekä yhdistystoimintaan liittyvästä viestinnästä ja tiedottamisesta jäsenille sekä sidosryhmien edustajille.
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös sopimuksen perusteella yhteydenpitoon tai rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella yhteydenpitoon, markkinointiin, varainhankintaan sekä erilaisten tilaisuuksien järjestämiseen ja raportointiin liittyvien asioiden hoitamiseksi.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä voi kerätä ja käsitellä rekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, kotipaikka
rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
organisaatiota koskevat tiedot kuten organisaation nimi ja rekisteröidyn asema organisaatiossa, yhteystiedot, laskutustiedot
tilaisuuksien järjestelyjä koskevat tiedot kuten erityisruokavaliot
mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset
sähköisen viestinnän tunnistamistiedot
Yhteydenottopyyntöjen käsittelyä koskevat tiedot kuten nimi, sähköposti ja puhelinnumero

Tietolähteet

Tiedot kerätään ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään tai rekisteröidyn edustaman organisaation edustajalta sopimussuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella. Lisäksi tietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

Tietojen luovutukset ja siirrot

Rekisteritietoja voidaan siirtää yhdistyksen yhteistyökumppaneille viestinnän toteuttamiseksi rekisterinpitäjän lukuun. Henkilötietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi silloin, kun luovuttaminen on tarpeen rekisteriin liittyvien teknisten palvelujen tuottamiseksi tai muihin vastaaviin käsittelytarkoituksiin sekä yhteistyökumppaneille, joiden kanssa tehdään yhteistyötä markkinoinnissa, viestinnässä, tilaisuuksien järjestämisessä ja palveluneuvonnassa.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tietojen luovuttamisessa noudatetaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietojen suojaus ja säilytysajat

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukituissa tiloissa.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen jonkin yllä mainitun käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi. Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

Rekisteröidyn oikeudet

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

3. Rekisterin nimi

Sovellusten tietosuoja

Käsiteltävät henkilötiedot

IdiXii ei kerää tai jaa henkilökohtaista tietoa käyttäjistä.

Sovelluksen sisäiset ostot

IdiXii ei sisällä sovelluksen sisäisiä ostoja.

Linkit sovelluksen ulkopuolelle

IdiXii sisältää linkkejä ulkopuolisille nettisivuille. Emme vastaa siitä, mitä tietoja nämä nettisivut keräävät käyttäjistään. Tutustu nettisivun tietosuojaselosteeseen nähdäksesi mitä tietoja sivu kerää.

Mainokset

IdiXii ei sisällä mainoksia.

Push-ilmoitukset

IdiXii ei sisällä push-ilmoituksia.